Для внесения или оформления указанных сведений по сотрудникам понадобятся новые документы.
Уведомление об обработке
Необходимо использовать бланк из приказа Роскомнадзора 180 от 28.10.22. Сообщать о намерении начать обработку персональных данных нужно однократно, даже при приеме новых сотрудников, но только если цели данной процедуры в дальнейшем не меняются.
Проще всего составить электронное уведомление, которое размещено на сайте ведомства. Тогда многие данные можно будет выбирать из выпадающего списка. Подписывается оно электронной подписью.
Извещение об изменении данных
Следует заполнять в форме из приказа Роскомнадзора 180. Самый удобный способ — сделать это на сайте. Там можно оформить электронное письмо с приложением указанного извещения. Проставлять данные нужно только в поля со звездочкой либо в те, где есть изменения.
Уведомление о прекращении
Документ необходим, когда организация намерена завершить обработку персональных данных, независимо от их категорий (федеральный закон 152, статья 22, часть 7). Направляется в случае подачи ранее уведомления о начале обработки. Рекомендуется приложить подтверждения факта прекращения работы с такими данными.
Акт об уничтожении
Форма не меняется, но введены новые правила заполнения. Оформляется, если для уничтожения персональных данных не используются средства автоматизации.
Если персональные данные обрабатывались в программе, то к акту нужно дополнительно сделать выгрузку сведений из журнала регистрации событий, который ведется в информационной системе.
Акт оценки возможного вреда
Документ содержит информацию об ущербе субъектам персональных данных. Введена новая форма и требования к заполнению.
Уведомление о передаче за границу
С 1 марта применяются новые правила составления. Форма подается при хранении информации о сотрудниках на иностранных сайтах или в зарубежных облачных сервисах.
