Как изменились правила выплаты аванса в 2023 году?

В текущем году у бухгалтеров возникло сразу несколько вопросов. Например, в каком порядке удерживать, а потом уплачивать НДФЛ, как взыскивать долги и алименты, как применить положенные вычеты на детей. Дадим ответы в этой статье.

С 2023 года внесены важные поправки. Раньше дата получения дохода в виде зарплаты приходилась всегда на последний день соответствующего отработанного месяца. Но теперь данное правило уже не действует. Следует руководствоваться следующими нормами:

• датой получения зарплаты признается день выдачи денег работнику (в кассе на руки или переводом на карту (Налоговый кодекс РФ, статья 223, пункт 1). Согласно требованиям Трудового кодекса РФ, зарплата персоналу должна выплачиваться минимум дважды в месяц. Таким образом, получение дохода определяется с той же частотой;
• выплаты относятся к месяцу фактической выдачи денег. Так, если сотрудник получил аванс 25 февраля, то соответствующая сумма будет считаться доходом именно февраля. Окончательный расчет за отработанный месяц произошел уже в марте, например 10 числа. То есть вторая часть зарплаты станет уже доходом марта, несмотря на то, что начислена в учете в феврале;
• работодателям надлежит удержать НДФЛ в день выдачи дохода (НК РФ, статья 226, пункт 3). Это означает, что налог теперь взимают как с самой зарплаты, так и с аванса;
• платеж по НДФЛ тоже совершается по-новому. Берется промежуток с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего. Перечислить в бюджет нужно налог, удержанный именно в этот период. Оплата должна пройти не позже 28-го числа.

О конкретных суммах НДФЛ следует дополнительно информировать налоговую инспекцию. По ним ИФНС сможет разнести платежи по назначению с ЕНС — единого налогового счета налогоплательщика. Расчет предоставляется до 25-го числа текущего месяца.

В 2023 году никаких нововведений по этому вопросу нет. Работодателям по-прежнему дано право выбирать способ начисления аванса только на свое усмотрение. Можно просто продолжить применять тот, что был раньше.

Многие работодатели привыкли рассчитывать аванс конкретного сотрудника по реально отработанному времени за первую половину месяца. Роструд одобряет данный подход. Однако существует и другой вариант подсчета — «процентный». В этом случае аванс — утвержденный процент от оклада. ТК РФ не запрещает применять и такой способ.

Но от методики расчета аванса сама обязанность рассчитать и удержать НДФЛ не зависит. Расскажем более подробно, в каком случае выплаченная сумма будет меняться и что стоит предпринять, чтоб не затронуть права работников.

Новые правила накладывают на бухгалтеров дополнительные обязательства и создают проблемы. Рассчитать НДФЛ, а потом еще и подать соответствующее уведомление в налоговую — и всё это в сжатые сроки. Проще будет компаниям, которые используют современные бухгалтерские программы. С их помощью необходимые расчеты, а также заполнение уведомления для ИФНС удастся полностью автоматизировать. Но бухгалтеры, которые работают вручную, столкнутся с нехваткой времени.

Приведем пример. В ООО «Вектор» принято выплачивать аванс 21-го числа, а оставшуюся часть зарплаты за предыдущий месяц — 8 числа. Возьмем февраль. Окончательный расчет по зарплате за январь и аванс за текущий месяц сотрудники получили 8 и 21 февраля соответственно. А по новым правилам обе даты попадают на период с 23 января и по 22 февраля, за который нужно отчитаться в ИФНС до 25-го числа. То есть бухгалтеру придется оформить уведомление всего за 4 дня. А на то, чтобы перечислить налог в бюджет, останется 7 дней.

Указанные сложности можно предупредить, немного сдвинув сроки выплат. Аванс — на 25-е, а основную зарплату — на 10-е. При таком раскладе уведомление в феврале нужно будет подавать за доход, выплаченный еще 25 января и 10 февраля. На подготовку уведомления останется 15 дней, а на уплату удержанного НДФЛ — 18 дней.

Разные способы расчета аванса, применяемые работодателями, всё так же вызывают споры. Что выгоднее и удобнее — определять его в процентах от оклада или как фактически отработанную часть зарплаты (пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел на рабочем месте в текущем месяце)?

Если использовать второй метод, то в месяцах с многочисленными праздниками (например, в январе и мае) аванс будет всегда меньше обычного. Но избежать этого реально: ряд компаний принимают специальное внутреннее правило. Они решают рассчитывать аванс не за 15 дней месяца, как это происходит в стандартных случаях, а за увеличенный период. Например, время работы часто учитывается за 18 или 19 календарных дней. Данный выход не противоречит законодательству.

Но нужно помнить и об еще одном риске. Новый порядок предписывает удерживать НДФЛ в том числе и с аванса. Если сумма к выплате за январь или май оказывается и так маленькой, то после вычета налога станет еще меньше. Сотрудники будут недовольны получением совсем незначительной суммы, тем более в праздничные периоды. Чтобы решить проблему, можно одновременно с переносом сроков выплаты аванса поменять и способ его подсчета.

Правила выдачи зарплаты устанавливаются каждой компанией отдельно, во внутренних документах. В ТК РФ не содержится жестких требований к данному процессу. Главное — должны быть соблюдены следующие базовые нормы:

• среднюю зарплату следует считать исходя из реально отработанного времени (ТК РФ, статья 139);
• доход необходимо выплачивать хотя бы каждые полмесяца (ТК РФ, статья 136);
• нужно строго соблюдать сроки выплаты аванса — не позже 30-го числа текущего месяца. Зарплата должна быть выдана до 15-го числа за предыдущий. Таким образом, каждая часть оплаты труда выплачивается не позже 15 календарных дней с момента окончания очередной половины месяца (ТК РФ, статья 136). Однако в рекомендациях Роструда есть предостережение для работодателей — все же не оставлять выплату аванса на последние дни месяца.

Об авансе в процентах

Этот способ прямо не упоминается в законодательстве. Но компании прибегают к нему довольно часто. Чтобы обеспечить выдачу сотруднику примерно равных сумм дважды в месяц, расчет ведется по проценту от оклада.

До начала 2023 года самая распространенная ставка для аванса составляла 40 %. Отсюда на оставшуюся зарплату за вторые полмесяца приходилось 60 %. Но НДФЛ взимался только с окончательного расчета, то есть из указанных 60 %, что приближало сумму к размеру аванса. С текущего же года налог берется с обеих выплат. Поэтому работодателям стоит отрегулировать проценты и сделать соотношение двух частей зарплаты более равным. Допустим, если раньше работникам был положен аванс в 40 % оклада, то теперь стоит увеличить его долю примерно до 45 %. Тогда в первой половине месяца персонал будет получить уже привычные суммы, и для него новые правила ничего, по сути, не изменят.

Рассмотрим на конкретном случае из практики.

В ООО «Вектор» работает водитель рефрижератора. До 2023 года ему выдавался аванс, равный 40 % от установленного оклада, а именно —от 50 тысяч рублей. За первые полмесяца на руки ему выплачивалось 20000 рублей (50000 x 40 %). За оставшуюся часть отработанного месяца водитель получал 26100 рублей (50000 x 60 % – 50000 x 13 %).

Если в 2023 году всё будет как прежде, тот же работник станет получать в виде аванса только 17400 рублей (50000 x 40 % – 50000 x 13 %). Но если увеличить процент аванса с 40 до 46 %, то водителю выплатят почти прежнюю сумму — 20010 рублей (50000 x 46 % – 50000 x 13 %).

Об авансе по отработанному времени

Данный вариант расчета наиболее распространен среди работодателей. Персоналу выдаются деньги, которые примерно соответствуют объему фактически проделанной работы. Если это первая половина месяца, то считаются дни, когда сотрудник реально выходил на работу. Суммы каждый месяц часто получаются разные, так как количество дней отдыха отличается.

Возьмем тот же пример с водителем ООО «Вектор». В январе 2023 года им было отработано только 17 рабочих дней. При этом ввиду многочисленных праздников в первую половину этого месяца он выходил на смены всего 5 из них. Если считать по фактическим дням работы, то аванс составит 12794 рубля (50000 / 17 x 5 – 50000 x 13 %). А в феврале ситуация кардинально изменилась. В этом месяце ненамного больше рабочих дней, если быть точнее — 18. Однако большинство (11 дней) оказались, наоборот, в первой половине. В итоге по указанному методу сумма аванса получилась бы более чем в 2 раза выше, чем в январе, — 26583 рубля (50000 / 18 x 11 - 50000 x 13 %).

Многие работники недовольны данным способом подсчета аванса. А теперь, когда из него дополнительно взимается НДФЛ, вопросов будет еще больше. В связи с изменением правил специалисты считают процентный расчет аванса более целесообразным и адекватным. Переход на такой вариант исчисления позволит сделать процесс более прозрачным и понятным. Это исключит недопонимания и конфликты с трудовым коллективом, а работодателям не придется каждый раз объяснять, как получилась та или иная сумма, почему она существенно меньше обычной и т. п.

Параметры выдачи зарплаты персоналу утверждаются локальными нормативными актами компании. При намерении внести изменения нужно принять новые редакции соответствующих внутренних документов либо составить дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников.

Если на предприятии используется повременная система оплаты труда, то учитываются тарифная ставка или оклад, а также некоторые компенсационные надбавки. К таковым относятся дополнительные выплаты, в частности за работу в праздники, ночью, за стаж, профессионализм, совмещение должностей. Но премии — это всегда начисление только по результатам месяца и за его вторую половину. Выдается, когда работник выполнил все задачи за соответствующий период и зафиксировал высокую эффективность труда.

Новые правила вызывают резонные вопросы: а как же применять вычеты на детей при неоднократном удержании НДФЛ или как взыскивать средства по исполнительным листам?

Попробуем прояснить эти моменты:

1. Вычеты, как и раньше, нужно применять каждый месяц (НК РФ, статья 218, пункт 1, подпункт 4). Согласно письму ФНС РФ от 09.11.22, можно делать это как при расчете основной зарплаты, так и из аванса.

Грузчик из ООО «Вектор» имеет 1 ребенка и предоставил документы на стандартный вычет. Его оклад — 30 тысяч рублей. На предприятии установлен процентный способ подсчета размера аванса — это 45 % оклада (13500 рублей). К этой же части зарплаты решено применять и положенные вычеты по НДФЛ. Итак, грузчику было выдано в качестве аванса 11927 рублей (13500 – (13500 – 1400) x 13 %). Налог с учетом «детского» вычета составил 1573 рубля.

Применять такие вычеты лучше при подсчете последней выплаты в любом месяце. Ведь именно так удастся правильно оценить накопленный доход работника. Если он превысит 350 тысяч рублей, то с месяца, в котором это произошло, теряется право на вычет (НК РФ, статья 218).

2. До сих пор непонятно, следует ли в 2023 году удерживать суммы по исполнительным листам с каждой положенной выплаты. Официальных писем и указаний от чиновников на данный счет нет. Эксперты склоняются к тому, что это делать нужно. Свое мнение они обоснуют положениями федерального закона 229 (статья 99, часть 1). Там написано, что соответствующие удержания должны проводиться после налогообложения. И раз НДФЛ взимается теперь 2 раза в месяц, значит, и частота выплат по исполнительным листам должна быть аналогичной.

Вероятно, позднее ведомство выпустит уточнение. Но до этого момента безопаснее производить удержания по исполнительным листам с каждой части зарплаты.

Нарушением считается отсутствие аванса вообще или его выдача с опозданием. В этом случае применяются нормы КоАП РФ (статья 5.27, части 6–7). На виновных будет наложен штраф:

• на организацию — 30–50 тысяч рублей;
• на должностное лицо — 10–20 тысяч рублей;
• на ИП — 1–5 тысяч рублей.

Если факт невыплаты повторится, то штраф станет еще больше:

• для организации — 50–100 тысяч рублей;
• для должностного лица — 20–30 тысяч рублей (плюс возможна дисквалификация в течение 1–3 лет);
• для ИП — 10–30 тысяч рублей.