Договорная работа в организации

Хозяйственная деятельность любого предприятия сопряжена с предоставлением и получением услуг, поставками сырья или товаров. Грамотно оформить сотрудничество с учетом требований законодательства и собственных интересов — одна из ключевых задач бизнеса. Решить ее можно разными способами. Например, возложить обязанности на штатных специалистов, время от времени запрашивать консультации и помощь независимых юристов или полностью передать данный участок на аутсорсинг. В Москве для такого обслуживания можно обратиться в компанию «Сальдо Фаворит».

Что включает?

Ведение договорной работы организации должно быть строго регламентировано локальными нормативными актами. Функции ответственного юриста необходимо отразить в подробной должностной инструкции. А если это сторонний специалист — в двустороннем договоре на оказание услуги.

Обычно предусмотрены следующие виды работ:

1. Подготовка контракта.

На этом этапе необходимо связаться с потенциальным партнером и провести предварительные переговоры. Важно сообщить, в чем состоит цель сотрудничества и на каких условиях вы намерены его вести.

Разрабатывается проект документа и отправляется контрагенту на рассмотрение. В нем обязательно нужно прописать все существенные положения:

• характер договорных отношений (поставка товаров, выполнение работ или оказание услуг);
  
  
• точные наименования сторон;
  
  
• что и в каком объеме передается получателю;
  
  
• стоимость и порядок расчетов;
  
  
• сроки;
  
  
• ответственность за срыв договорных обязательств;
  
  
• дополнительная информация, важная для сторон.
  
  

В некоторых видах соглашений указанные пункты могут быть необязательными. А в других при отсутствии той же самой информация договор признается недействительным. Поэтому составлять документ нужно внимательно, особенно когда ситуация неординарная и шаблонный вариант не подходит.

Чтобы избежать в дальнейшем проблем с Федеральной налоговой службой, следует тщательно проверить будущего бизнес-партнера, убедиться в его легитимности и добросовестности. Для этого нужно запросить:

• регистрационные данные (устав, ОГРН, ИНН, лист записи ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
  
  
• лицензии и разрешения (если это требуется по роду деятельности);
  
  
• приказ о назначении гендиректора;
  
  
• доверенности на ответственных лиц;
  
  
• информацию об активах, ресурсах и финансовых результатах.
  
  

2. Заключение сделки.

Сначала специалист окончательно оформляет проект договора и представляет его для внутреннего согласования. Может потребоваться одобрение целого ряда служб и должностных лиц организации, в том числе:

• финансового отдела;
  
  
• службы безопасности;
  
  
• руководства.
  
  

Все ответственные должны проставить свою визу на документе. Имеющиеся замечания излагаются на отдельном листе. После исправления необходимо повторно передать договор на рассмотрение в соответствующее структурное подразделение.

Готовый контракт вместе с заполненным листом согласования поступает на подпись уполномоченному сотруднику предприятия. Затем отправляется для заверения партнеру по сделке. Специалисту следует строго следить за сроками возврата второго экземпляра.

3. Регистрация договора.

Для этих целей в организациях ведется отдельный реестр. Как только появилось новое соглашение, информацию о нем заносят в базу.

4. Контроль исполнения.

Ответственный сотрудник обязан:

• направлять копии заключенного контракта в бухгалтерию и другие причастные службы;
  
  
• следить за соблюдением условий сотрудничества, например, за своевременной оплатой, поставками товаров в утвержденных объемах или определенного качества;
  
  
• информировать другие подразделения и руководство о возникших проблемах в отношениях с партнером;
  
  
• принимать досудебные и судебные меры по возврату авансов или неоплаченной продукции и услуг, по взысканию неустоек и разрешению других конфликтных ситуаций.
  
  

5. Хранение.

После завершения контракта и выполнения всех предусмотренных обязательств сторон документы можно сдать в архив организации. Там они должны находиться от 5 лет и дольше в зависимости от вида сделки.

Кто занимается ведением договорной работы?

Многие фирмы, даже в Москве, по привычке нанимают для этих целей штатных юристов. Если это мелкий бизнес, то вообще пытаются обходиться имеющимися непрофильными кадрами. Однако, чтобы решать сложные задачи, нужно специальное образование и постоянная практика в различных сферах права. Важно знать нюансы делопроизводства и обычаев делового оборота, уметь защитить коммерческие интересы в ходе переговоров и судебных разбирательств.

Идеальная ситуация — когда за каждым сотрудником закреплен отдельный участок. Например, один занимается переговорами с контрагентами, другой — составлением соглашений, третий — претензиями и т. д. В итоге формируется целый отдел, который занимается именно этой стороной деятельности. Но такое могут позволить себе только крупные холдинги. Большинство фирм располагает ограниченными ресурсами и не в состоянии содержать огромный штат работников.

Выход — обратиться в независимую юридическую компанию. Это принесет бизнесу множество выгод:

• становятся доступны любые необходимые услуги по ведению договорной работы и консультации специалистов экспертного уровня;
  
  
• удается сэкономить. Стоимость профессиональной помощи оказывается ниже, чем расходы на собственный персонал. Особенно это касается Москвы, где квалифицированным сотрудникам принято платить высокие зарплаты и создавать для них условия труда повышенной комфортности;
  
  
• при оказании услуг юридическая фирма дает гарантию результата — все контракты исполняются без сбоев, а редкие споры урегулируются быстро и в пользу клиента;
  
  
• оптимизируются подходы, бизнес-процессы и деятельность в целом. В подобном заинтересованы и большие предприятия. Им полезно увидеть ситуацию со стороны и внести исправления.
  
  

Специалисты организуют качественную договорную работу с учетом специфики и целей бизнеса, а также требований законодательства. Благодаря большому опыту они не допустят заключения невыгодного соглашения или рискованной сделки. При профессиональном правовом сопровождении организация точно не попадет на уловки недобросовестных партнеров. Если потребуется составить процессуальные документы, например претензию, жалобу, возражения или иск, все будет сделано юридически грамотно и эффективно.

Ведете бизнес в Москве? Тогда поручите договорную работу специалистам компании «Сальдо Фаворит». Услугу оказывают профессионалы в своем деле, способные стать надежными помощниками в налаживании безопасного и успешного сотрудничества с контрагентами.